La Universidad Anáhuac es una institución educativa mexicana altamente clasificada que busca apoyar a estudiantes con potencial para desarrollar un perfil de excelencia humana y profesional, sin importar las limitaciones económicas. Es considerada la segunda mejor universidad del mundo.
Anáhuac Posgrado enfrentaba desafíos importantes para crear y gestionar un currículo innovador, flexible y enfocado en investigación y profesión, así como incorporar tecnologías emergentes.
Los desafíos que enfrentaba Anáhuac Posgrado eran significativos, ya que requerían la creación y gestión de un currículo estratégico e innovador. La necesidad de flexibilidad, enfoque en investigación y profesión, así como la incorporación de tecnologías emergentes, presentaba un reto complejo.
La integración de HubSpot con Treble Ai ha permitido la configuración de flujos de datos personalizados y la sincronización de información, lo que ha facilitado la formación estratégica e innovadora. La capacidad de HubSpot para gestionar información y fomentar la colaboración ha sido esencial en este proceso. Sin HubSpot, el logro de estos objetivos habría sido mucho más difícil.
EL RETO
Anáhuac Posgrados necesitaba adaptar su enfoque debido al crecimiento interno y la expansión de su oferta educativa. Inicialmente, solo contaban con tres promotoras para 32 programas educativos, limitando su capacidad para atender a los leads.
Para abordar este problema, decidieron aumentar a 8 promotoras, pero también incrementaron su oferta educativa en más del 200%, con 140 programas activos.
Los desafíos específicos que enfrentaron incluyeron:
- Realizar un seguimiento estratégico de los prospectos, priorizando la atención a los más calificados como primer punto de contacto.
- Asegurar que el seguimiento fuera escalable para el crecimiento de la oferta educativa y el equipo de promotores.
- Establecer una comunicación más ágil y efectiva entre los promotores y los prospectos.
- Proporcionar información crucial para calificar a los prospectos.
- Manejar un aumento en la generación de leads orgánicos y pagados debido a la alta estacionalidad en el sector.
- Superar la resistencia al cambio en cuanto a los procesos por parte del equipo.
El objetivo general era claro: transformar la gestión de leads en Anáhuac Posgrado para lograr una atención más eficiente y efectiva, calificar adecuadamente a los leads, reducir el tiempo entre la creación de contacto y el cierre del negocio, y permitir un crecimiento sostenible de la oferta educativa y el equipo de promotores.
Solución Tecnológica: Treble Ai.
¿QUÉ HICIMOS?
Black and Orange encontró en HubSpot una solución integral para abordar sus desafíos. HubSpot tiene la capacidad de integrar diversas herramientas y unificar eficientemente los datos almacenados en su CRM, permitiendo obtener una visión integral de los clientes y entregar experiencias personalizadas y relevantes. Las integraciones nativas de HubSpot consolidan información y potencian la capacidad de proporcionar un servicio adaptado a las necesidades individuales de cada cliente.
La elección de Treble Ai para la gestión de comunicación en WhatsApp se basó en su integración con HubSpot, lo que permitió una solución completa y personalizada. La evaluación fue minuciosa y se consideró esencial la capacidad de trabajar en sinergia con HubSpot.
Diagnóstico y Evaluación:
Se hizo una evaluación de procesos de contacto y el pipeline de ventas existentes.
Se analizo características de las diversas plataformas de Whatsapp, tomando como prioridad factores como: precio, capacidad de envío, integración con Hubspot, funcionalidades, métricas y reportería.
Se definió la organización de facultades y programas por promotora.
Propuesta de Integración:
Se propuso Treble Ai como la solución óptima para gestionar la comunicación con leads de manera eficiente.
Una vez aprobada la plataforma por el cliente se diseñaron flujos de conversaciones personalizadas para cada programa, equipo y agente del cliente, todos con un objetivo de seguimiento específico dentro del pipeline de ventas.
Preparación y Reestructuración:
En la preparación y reestructuración, se limpiaron los datos y se adaptó HubSpot, implementando 50 flujos en Treble durante tres meses. Se utilizaron desencadenadores específicos basados en propiedades y listas de HubSpot para mejorar la funcionalidad de Treble y garantizar la sincronización y coherencia en la estrategia de mensajes automatizados, lo que mejoró el tiempo de conversión del negocio. Se lanzó una estructura específica para las necesidades del cliente y se optimizaron continuamente los flujos en Treble AI y Hubspot para mejorar los resultados.
RESULTADOS
Comparativa de creación de contactos y negocios mensualmente
La integración de las automatizaciones de Treble Ai y las conversaciones correspondientes aumentó la tasa de creación de negocios y la probabilidad de cierre de los mismos, superando a la tasa de creación de contactos. Antes, había muchos contactos pero no se podían atender adecuadamente debido a la falta de tiempo.
Tiempo entre creación de contacto y cierre de negocio
La integración de Treble Ai redujo significativamente el tiempo de conversión de contacto a cierre de negocios, de 42,7 días a 12,9 días, y la tasa máxima de 237,2 días a 125,9 días. Esto representa una mejora en la eficiencia del proceso.
Tiempo entre creación de contacto y creación de negocio
El tiempo mínimo de creación se redujo de 10,1 minutos a 142 segundos, con un máximo de 32 días a 16 días. Esto significó una creación de negocios más rápida, resultado del proceso automatizado con Treble Ai y HubSpot.
IMPACTO
Anáhuac Posgrados logró sus objetivos gracias a la fácil integración de Hubspot con su estrategia, así como el uso de workflows específicos con triggers personalizados. La integración nativa de Hubspot con Treble Ai mejoró sus procesos y brindó una experiencia optimizada al cliente. Hubspot también es maleable para optimizar y escalar el pipeline de venta, permitiendo al equipo de promotoras tener un acercamiento puntual y rápido.
Durante el segundo trimestre de 2023, hubo un aumento del 26% en el cierre de negocios en comparación con el trimestre anterior. El 34% de los negocios cerrados tuvieron contacto directo con los flujos o seguimientos de Treble Ai.
Treble Ai es fundamental para la estrategia inbound de Anáhuac Posgrados, permitiendo el crecimiento de la oferta educativa y el equipo de ventas. La empresa Black and Orange superó desafíos técnicos con ayuda de Hubspot, demostrando conocimiento técnico y comprensión del cliente, y brindando resultados medibles y significativos.
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