La Universidad Regional del Sureste (URSE) desempeña un papel fundamental en la educación del estado de Oaxaca. Con más de 45 años de existencia, y siendo la primera universidad privada de esta región de México, la institución se caracteriza por mantenerse a la vanguardia, transformando su oferta académica y proporcionando a sus estudiantes las mejores herramientas para su futuro.
La universidad ofrece en sus dos campus una amplia variedad de programas de bachilleratos, licenciaturas y maestrías, destacando por su prestigio aquellas relacionadas al área de la salud. Todo esto, más la constante actualización de sus programas académicos e instalaciones tecnológicas, hacen destacar a la URSE como una de las opciones más importantes de Oaxaca para la educación.
EL RETO
La convocatoria anual de inscripción de la URSE y la cantidad de alumnos inscritos depende mucho del proceso de ventas y el seguimiento que hacen sus asesores. Esto debido a una particularidad en el trámite de acceso: los alumnos deben pagar primero una ficha para poder hacer el examen de admisión, las cuales se reparten en periodos específicos a lo largo de 7 meses. Por lo que un alumno que muestre interés pero no pague ficha en cierto periodo, no debería de quedar descartado ya que tiene oportunidad de pagarla después y un alumno que ha pagado su ficha representa una potencial oportunidad para la universidad.
El desafío principal que enfrentaba la URSE era la falta de un proceso de ventas ordenado, eficiente y estandarizado que permitiera dar una atención adecuada a las oportunidades de venta y diera visibilidad para tomar decisiones informadas. Entre sus necesidades, se requería tener etapas alineadas a cómo era la toma de decisión del alumno y con ello, un sistema de seguimientos que apoyara a sus asesores a no descartar a leads desde el primer toque, ya que esto hacía que se perdieran muchas oportunidades de venta en el camino.
¿QUÉ HICIMOS?
Teniendo claros sus desafíos y sus áreas de mejora, trabajamos en conjunto con la URSE para trasladar de una manera eficiente su proceso a HubSpot y aumentar sus fichas pagadas de la convocatoria 2023 en comparación con la convocatoria anterior. Propusimos una serie de acciones que tendrían como objetivo hacer de HubSpot el aliado principal para que más oportunidades avanzaran al pago de su ficha en sus programas educativos de bachillerato y licenciatura, todo esto implementando un proceso de ventas más ordenado, eficaz y bien automatizado.
- Nueva estructura de Pipelines de ventas
Se separaron los pipelines de Bachillerato y de Licenciaturas con la intención de hacer un mejor seguimiento a los prospectos. Separar estos programas también asegura que los asesores entiendan mejor las necesidades de los contactos al enfocarse en las características de ciertos programas específicos de diferentes niveles de educación y no en un proceso de ventas general, generando orden e información segmentada.
Pipeline anterior
Pipelines actuales
La nueva estructura también implicó una renovación de las etapas de negocio, con énfasis en las etapas previas a convertirse en oportunidad de venta calificada (ficha pagada). Anteriormente sólo había una etapa intermedia entre las nuevas oportunidades y las oportunidades calificadas (fichas pagadas); pero con los nuevos pipelines hay más etapas donde se segmentan a los prospectos de acuerdo al nivel de atención y contactación que se ha logrado con ellos.
De esta forma el asesor visualizará mejor a quiénes contactar inmediatamente, a quien no ha contactado, a quienes dar seguimiento e incluso a quién dedicarle más tiempo por demostrar más interés en avanzar. Dependiendo de las respuestas del contacto, también se clasificarían bajo un sistema de prioridad (Alta, Media, Baja), optimizando así el tiempo de los asesores para descartar los contactos u obtener a los leads calificados.
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Introducción de la etapa de Icebox (Congelado)
Anteriormente, los asesores mandaban a los contactos a la etapa Perdido cuando éstos no les contestaban. Al incluir la etapa Icebox, se les da una nueva oportunidad para aclarar sus dudas a los prospectos que no habían contestado inicialmente, y los asesores les envían mensajes con contenido de valor muy específico para incentivarlos y reactivarlos en el proceso. De esta forma se abordan de una manera efectiva varias oportunidades que se encontraban inactivas.
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Implementación y estandarización de toques comerciales
Se optimizó la estructura de toques estratégicos para darle un mejor seguimiento a los prospectos en cada etapa y optimizar el periodo de contactación en la primera etapa. Se estandarizó la cantidad de toques por etapa, se redujeron los tiempos de seguimiento y se implementaron notificaciones específicas a los asesores para que ellos puedan monitorear y contactar a sus prospectos.
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Incorporación de avisos de seguimiento en diversas etapas y sugerencia de contenido relevante
Se añadieron notificaciones internas con mensajes específicos en distintas etapas del negocio para ayudar a los asesores a dar seguimiento a sus prospectos. También se sugirió contenido relevante para utilizar con las oportunidades y ayudarles a tomar decisiones informadas. HubSpot actuó como un asistente de ventas.
RESULTADOS
Con la implementación en HubSpot de estas propuestas durante la Convocatoria 2023, se obtuvieron los siguientes resultados:
- Se generaron un total de 1,994 fichas pagadas, representando un aumento del 44% con respecto a la convocatoria pasada.
- Hubo un porcentaje de conversión a fichas pagadas del 23.65%, lo cual representó un aumento del 6.5% comparado con el año anterior.
- La implementación de la etapa de Icebox y la estrategia de toques estratégicos en el proceso de venta permitió recuperar 26 contactos y convertirlos en inscritos, generando un ingreso de $275,270.00 MXN para la URSE. Esto se logró gracias a una nueva estructura de los pipelines.
- El tiempo promedio para el primer contacto con los prospectos se redujo de 38.2 días a 3.3 días.
En resumen, se mejoró la eficiencia del proceso de ventas y se optimizó el trabajo de los asesores, se agudizó la comunicación entre asesores y prospectos y se generó una mayor visibilidad sobre el pipeline, derivando así en una mayor captación de oportunidades de venta calificadas (fichas pagadas).
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