Implementar HubSpot no es un trámite técnico. Es una decisión de diseño organizacional: o conviertes al CRM en el sistema operativo de marketing, ventas y servicio… o terminas con tableros bonitos que nadie usa.

Con los años he visto el mismo patrón: los proyectos fallan por procesos confusos, roles sin dueño y datos migrados “como caigan”. La tecnología rara vez es el problema. La adopción, casi siempre.

¿Cuáles son los errores más frecuentes al implementar HubSpot?

El primero es arrancar sin mapa. Cuando no existe un “As-Is” documentado ni un “To-Be” acordado, el CRM amplifica el desorden: cada equipo opera a su manera y el dato deja de ser confiable.

Antes de crear propiedades y pipelines, mapeo el flujo real, defino responsables y bajo todo a un Master de Implementación con etapas, campos obligatorios, reglas y KPIs. Ese artefacto alinea expectativas y reduce retrabajo.

El segundo es confundir implementación con adopción. La plataforma no sirve si la gente no la usa. Si los líderes no modelan el uso, si no hay champions por área y si el entrenamiento se limita a dos sesiones por Zoom, la curva de adopción se aplana y el proyecto se “enfría”. La adopción se orquesta: pilotos, UAT por sprint, micro-videos y SOPs que cualquiera pueda consultar cuando lo necesita.

El tercero es querer “todo a la vez”. El big bang suena épico, pero rompe la operación. Prefiero avanzar por MVPs: dos o tres flujos críticos en producción, medidos, endurecidos y recién ahí escalo. Esa cadencia —Learn → Do → Teach → Repeat— es la que sostiene el cambio sin quemar a la organización.

Y, por supuesto, la migración “a granel”. Copiar históricos sin limpiar, mapear campos a la ligera o mezclar fuentes sin dueños funcionales mata la confianza en el dato. Si el equipo no confía, no registra. Y si no registra, el CRM deja de ser palanca de decisión.

¿Cómo evitar fallas en la implementación de HubSpot?

Yo parto de una regla simple: no implementes sistemas; diseña procesos de adopción. Traducido a pasos prácticos:

Primero, alineo objetivos y responsables. Defino KPIs por equipo, armo el RACI del proyecto y calendarizo un steering semanal con criterios de salida por sprint. Ese “ritmo de decisión” evita cuellos de botella de aprobación y cambios tardíos.

“El 70% de las implantaciones de CRM fracasan debido a una mala planificación inicial y a la falta de alineación con los procesos empresariales”.

- Gartner

Después, documento el proceso As-Is y co-diseño el To-Be. No hablo de pantallas, hablo de trabajo: quién hace qué, con qué insumos y qué evidencia deja. Con eso construyo el Master de Implementación y recién entonces configuro el MVP: propiedades mínimas, etapas claras, reglas simples y reportes que sí responden preguntas de negocio. 

“Las organizaciones que transforman su tecnología gradualmente logran mayores tasas de adopción y mayor éxito”.

– McKinsey & Company

El entrenamiento lo pienso como infraestructura, no como evento. Produzco SOPs y micro-videos de 2–5 minutos por rol y proceso; habilito una base de conocimiento; mido adopción por rol (logins, % de etapas correctas, tiempo a primer contacto, SLA). Lo en vivo se vuelve refuerzo, no dependencia. 

Finalmente, escalo por sprints. Integro primero conectores nativos y dejo lo custom cuando el proceso ya está estable. Cada liberación cierra con UAT y hardening; cada ajuste actualiza SOPs y dashboards. No busco “llegar al 100%”: busco operar, aprender y crecer en ciclos.

“El 60% de los empleados afirma que la adopción es baja porque las nuevas herramientas se introducen sin una formación o explicación clara”.

-Gartner

En corto, la calidad del proceso define la calidad del dato; y la calidad del dato define la calidad de las decisiones. Todo lo demás es decorado.

¿Qué pasa si se migra mal la data en HubSpot?

Una mala migración no es un problema técnico: es un problema cultural. Cuando los equipos encuentran duplicados, campos vacíos o definiciones inconsistentes, dejan de confiar en el sistema. Al perder confianza, dejan de registrar. Y al dejar de registrar, desaparece la trazabilidad que el CRM prometía.

Los síntomas se reconocen rápido: reportes que “no cuadran”, discusiones eternas sobre definiciones (“¿qué es un MQL aquí?”), oportunidades con etapas incorrectas y managers regresando a Excel. He visto áreas completas volver a su herramienta anterior, o a sus hojas de cálculo, solo por no cuidar el dato de origen.

¿Cómo lo evito? Pongo reglas antes de importar. Defino dueños funcionales del dato, normalizo catálogos, establezco campos obligatorios por etapa y aplico deduplicación con criterios visibles para todos.

Migro lo mínimo viable para operar el MVP (empresas, contactos, oportunidades activas) y dejo históricos en una segunda fase, ya con estándares en marcha. Esa contención protege la operación y acelera el “tiempo a primer valor”.

El Data Hub de HubSpot ayudará mucho en el proceso de migración, ya que antes unificar bases de datos era muy complejo, pero con la IA se ha vuelto un proceso mucho más simple, cuando los criterios ya están bien definidos.

Cuando la base ya está dentro, gobierno. Reviso permisos, audito cambios críticos, mantengo naming conventions y monitoreo métricas de higiene. Si un dashboard depende de un campo, ese campo debe tener definición, dueño y validación. Parece obvio; en la práctica, es donde ganamos o perdemos el proyecto.

Señales rojas que no ignoro (y cómo las corrijo):

• • “Vamos a replicar lo que teníamos.” Si el proceso anterior era confuso, trasladarlo sólo mueve el problema de lugar. Rediseño el flujo y recién entonces migro.

  • “Con dos sesiones queda.” La capacitación sin infraestructura no escala. Produzco SOPs y micro-videos desde el sprint 1.

  • “Todo en la primera liberación.” Big bang es sinónimo de caos. Voy por MVP, UAT, hardening y recién ahí extiendo.

Resumen: No te enfoques en lo técnico, enfócate en las definiciones correctas.

A HubSpot no se le “pica”; se le diseña. Cuando el proyecto parte de un proceso claro, migra datos con reglas, entrena con contenidos reutilizables y escala en sprints, la adopción ocurre y el ROI aparece. Si hoy estás por implementar —o ya estás en medio— regresa a lo esencial: proceso, roles, dato. Ahí está la diferencia entre tener un CRM y vender con tu CRM.