6 cosas que debes saber antes de comprar o implementar Hubspot

Ten claro el objetivo de utilizar Hubspot

El objetivo de utilizar Hubspot puede variar ampliamente de una empresa a otra, y esto es importante, porque de esto depende los módulos que requerirás, las personas que deberían involucrarse en la implementación y el resultado final a obtener. En nuestra experiencia es común que las empresas compren de inicio más módulos de los que necesitan o pueden implementar, y esto genera, además de un gasto inecesario, una curva más larga de implementación y setup para empezar a usar el sistema.

Los objetivos más comunes que tienen las empresas al utilizar Hubspot son:

1. Ejecutar estrategias integrales de marketing Inbound.
2. Utilizar un sistema CRM para la gestión comercial.
3. Unificar las bases de datos y el trabajo de adquisición de clientes en un mismo lugar, para tener más información que permita tomar mejores decisiones.

Entiende bien los módulos de Hubspot y define con cuáles empezar.

Basado en tus objetivos, se deriva qué módulos requieres, y es que Hubspot, es una herramienta potente que ofrece muchas posibilidades en cuestión de módulos a las empresa. Esto no quiere decir que no puedas empezar con todo, sino todo lo contrario, lo que sí debes tomar en cuenta es que la implementación de cada módulo lleva su tiempo y requiere de un equipo responsable de su implementación.

Además de elegir los módulos con los cuales iniciar, debes tomar en cuenta las licencias que vas a necesitar, y este es otro de los problemas que vemos cuando un cliente compra Hubspot, que muchas veces compran más o menos licencias de las que requieren.

Existen dos tipos de licencias para usuarios, Sales Hub y Service Hub, es importante entender que esto no significa que todos tus usarios necesiten una licencia. El hecho de tener los módulos te da acceso a funcionalidades de automatización en cada área de tu empresa, pero las licencias le dan una funcionalidad extra al usuario.

Es muy común que las empresas piensen en las licencias para los directores o gerentes, cuando su funcionalidad es todo lo contrario, lo ideal es que sean los usuarios operativos (Representantes de servicio al cliente y vendedores) los que tengan una licencia Pro.

Para tu referencia aquí puedes ver las diferencias de los distintos tipos de licencias de Hubspot Sales:

Aquí puedes encontrar las de Hubspot Service:

Aquí el de Marketing:

Define un equipo de implementación de Hubspot:

Otro de los puntos cruciales para el proyecto es que delimites un equipo especial para la implementación de Hubspot, y esto es crucial ya que será una labor que llevará tiempo y requiere de responsables para asegurar que se cumpla en un tiempo determinado.

En nuestra experiencia es ideal tener un proyect manager integral de Hubspot que sea el que se encargue de trabajar con las distintas áreas de tu empresa para que así pueda dirigir los esfuerzos y definir las prioridades y orden de los pasos para la implementación de cada módulo.

A continuación te compartimos una estructura que creemos puede ayudarte a definir el equipo de implementación de Hubspot.

1. Vender en línea.
2. Generar prospectos interesados en determinado producto o servicio.
3. Lograr que las personas inicien una prueba gratuita o compren determinado producto o servicio digital, o bien lo llamado negocio de suscripción (Ej. Netflix, Semrush, Hubspot, etc.)
4. Generar visitantes al sitio para mostrarles un contenido de valor.
5. Generar suscriptores.

Mapea bien tus procesos antes de iniciar la implementación de Hubspot:

En este tema es importante mencionar que es crucial antes de implementar, que sepas cuál será tu estrategia y el proceso que llevarás a cabo para ejecutarla según el módulo, ¿Por qué? De lo contrario no sabrás qué módulos utilizar, cuáles no, y qué es lo que vas a meter en la plataforma, para esto hay mapeos distintos para cada área de la empresa, pero te doy un ejemplo de cada uno.

Marketing: En marketing tengo que definir qué componentes de la estrategia de marketing son prioritarios para mi empresa y con esto definir los pasos a implementar, por ejemplo existen los módulos de blog, landing pages, anuncios, redes sociales, email marketing, entre otros. Es muy probable que tu empresa no tenga una estrategia para cada uno de ellos, entonces es importante poner el orden de implementación de lo que tengas más claro a lo que menos, y armar un plan para las estrategias que no tengas claras.

Ventas: En el área de ventas, es importante que tengas definidos tus procesos de ventas, en nuestro caso te recomendamos definir lo siguiente:

1. Etapas del proceso de ventas.
2. Información que requieres para pasar a un prospecto de una etapa a otra.
3. Reglas de asignación de prospectos.
4. Automatizaciones para simplificar tus procesos de ventas.

En el área de servicio: Es importante delimitar tus procesos de servicio al cliente, tomando en cuenta el contexto de tu empresa, y con esto delimitar si tu empresa requiere de un sistema de manejo de tickets, un sistema de encuestas de satisfacción o una base de conocimientos. Con esto podrás delimitar qué módulos deberás de implementar y lo que deberás de accionar con cada uno.

Crea un plan de trabajo con responsables de las actividades:

Crear un plan de trabajo es crucial para cumplir plazos de implementación, lanzar tu sistema y asegurarte que el equipo tenga todos los recursos que necesitas para operar, un plan de implementación de Hubspot normalmente debe contener:

• Actividades de mapeo.
• Actividades de setup.
• Actividades de implementación.
• Actividades de creación de recursos.
• Actividades de entrenamiento.
• Actividades de setup de reporte.

Un consultor puede ayudarte a acortar las curvas de implementación de Hubspot:

Muchas veces el implementar Hubspot implica adquirir conocimientos nuevos tanto estratégicos, técnicos y prácticos, y esto puede llevar tiempo, entonces muchas veces el utilizar un consultor especializado en la herramienta y en las estrategias que implica operarla, puede ayudarte a acortar los tiempos de implementación.

Es importante mencionar que no es 100% necesario contar con uno, y que este no podrá garantizar el éxito del proyecto si no sigues los pasos antes mencionados, pues tu eres experto en tu negocio y el único que puede visualizar lo que quieres lograr, pero si tienes claros los pasos, entonces un consultor puede ayudarte a lllevar el orden correcto de ejecución y así asegurarse que implementes de la manera correcta y en el orden adecuado desde el primer intento.

Recuerda Hubspot es una gran herramienta y puede ayudar mucho a tu negocio, pero es importante que hagas las cosas de manera ordenada y con la estrategia correcta para realmente sacarle provecho.

En Black & Orange contamos con más de 40 consultores que han implementado arriba de 300 proyectos de Hubspot, y si estás dudando de cómo hacer alguno de llos pasos anteriores, estamos seguros que podemos ayudarte. Si crees que necesitas ayuda solicita una asesoría con uno de nuestros expertos, ellos pueden guiarte en qué licencia de Hubspot necesitas, en qué implica su implementación y en si necesitas apoyo de un consultor externo o no.